La forma en la que empresas, autónomos y profesionales emiten sus facturas está cambiando. La digitalización de los procesos de facturación, el uso de programas adaptados y la trazabilidad de los registros serán cada vez más importantes para cumplir correctamente con las obligaciones fiscales.
En este contexto aparecen dos conceptos que suelen confundirse: VERI*FACTU y factura electrónica. Aunque están relacionados con la facturación, no son exactamente lo mismo ni tienen el mismo objetivo.
En este artículo te explicamos, de forma sencilla, qué es VERI*FACTU, qué relación tiene con la factura electrónica y qué pasos conviene dar para preparar tu empresa o actividad profesional.
Qué es VERI*FACTU
VERI*FACTU es el nombre con el que se conoce a los sistemas de emisión de facturas verificables. Forma parte de la normativa que regula los requisitos que deben cumplir determinados sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales.
El objetivo principal es que los programas de facturación generen registros seguros, trazables y no manipulables, facilitando el control y la verificación de la información.
En la práctica, esto significa que el software de facturación deberá cumplir una serie de requisitos técnicos para garantizar aspectos como:
- La integridad de los registros de facturación.
- La conservación de la información.
- La trazabilidad de las facturas emitidas.
- La generación de registros normalizados.
- La inclusión de determinados elementos, como códigos QR, cuando corresponda.
Por tanto, VERI*FACTU no es simplemente “hacer facturas online”, sino trabajar con un sistema de facturación preparado para cumplir con los requisitos establecidos.
VERI*FACTU y factura electrónica: no son lo mismo
Una de las dudas más habituales es pensar que VERI*FACTU y factura electrónica son exactamente lo mismo. No lo son.
La factura electrónica se refiere al formato y al envío de facturas por medios electrónicos, especialmente en las relaciones entre empresas, profesionales y administraciones.
VERI*FACTU, en cambio, se centra en los sistemas informáticos de facturación y en cómo esos programas generan, conservan y comunican los registros de facturación.
Dicho de forma sencilla:
- Factura electrónica: afecta al formato y circulación de la factura.
- VERI*FACTU: afecta al programa o sistema con el que se emiten y registran las facturas.
Ambos conceptos forman parte del proceso de digitalización fiscal y empresarial, pero conviene analizarlos por separado para evitar errores.
A quién puede afectar VERI*FACTU
VERI*FACTU puede afectar a empresas, autónomos y profesionales que utilicen sistemas informáticos para emitir facturas.
Esto incluye, por ejemplo:
- Autónomos que emiten facturas con un programa de facturación.
- Empresas que utilizan software contable o de gestión.
- Negocios que generan tickets o facturas simplificadas.
- Profesionales que gestionan facturación recurrente.
- Pymes que trabajan con herramientas digitales de facturación.
La clave está en revisar qué sistema se utiliza actualmente para emitir facturas y si ese sistema estará adaptado a los requisitos exigidos.
Qué debe revisar una empresa o autónomo
Para preparar la adaptación, conviene empezar por una revisión básica de la situación actual.
1. ¿Qué programa utilizas para emitir facturas?
Lo primero es identificar si las facturas se emiten con:
- Un programa de facturación.
- Un software contable.
- Un ERP.
- Plantillas manuales.
- Hojas de cálculo.
- Herramientas online.
- Aplicaciones propias o desarrollos a medida.
No todos los casos tienen la misma complejidad. Una empresa con un ERP o software personalizado necesitará una revisión más técnica que un autónomo con pocas facturas al mes.
2. ¿Tu proveedor de software está adaptado?
Si utilizas un programa de facturación externo, será importante confirmar si el proveedor va a adaptarlo a la normativa.
Conviene preguntar directamente:
- Si el software será compatible con VERI*FACTU.
- Desde cuándo estará disponible la versión adaptada.
- Si será necesario actualizar el contrato o la licencia.
- Si habrá cambios en la forma de emitir facturas.
- Si se incluirán códigos QR u otros elementos requeridos.
- Si el programa conservará correctamente los registros.
No basta con seguir usando el programa de siempre: hay que asegurarse de que estará preparado.
3. ¿Cómo se organizan tus facturas y documentos?
La adaptación no es solo tecnológica. También es una buena oportunidad para ordenar la gestión documental.
Es recomendable revisar:
- Series de facturación.
- Numeración de facturas.
- Facturas rectificativas.
- Facturas simplificadas.
- Tickets.
- Clientes y datos fiscales.
- Conservación de documentos.
- Relación entre facturación, contabilidad e impuestos.
Una facturación ordenada facilita mucho el trabajo contable y fiscal.
4. ¿Tu asesoría tiene acceso a la información necesaria?
Para que la gestión fiscal y contable sea correcta, la asesoría debe recibir la información de forma clara, completa y dentro de plazo.
Por eso, además de revisar el software, conviene definir un procedimiento sencillo:
- Cómo se envían las facturas.
- Cada cuánto se revisa la documentación.
- Quién valida los datos.
- Qué ocurre si hay errores.
- Cómo se controlan los vencimientos fiscales.
Una buena organización evita incidencias en declaraciones, cierres trimestrales y revisiones posteriores.
La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria ha puesto a disposición una aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU para autónomos, profesionales y empresas con un volumen reducido de facturas.
Esta opción puede ser útil para actividades muy sencillas, pero no siempre será suficiente para empresas que necesiten una gestión más completa, integración contable, control de clientes, informes, presupuestos o procesos administrativos más avanzados.
Errores habituales que conviene evitar
La adaptación a VERI*FACTU puede generar confusión. Algunos errores frecuentes son:
Pensar que no afecta a los autónomos
Muchos profesionales creen que estas obligaciones solo afectan a grandes empresas, pero los autónomos y pequeños negocios también deben revisar cómo emiten sus facturas.
Confundir factura electrónica con VERI*FACTU
Son conceptos relacionados, pero distintos. Es importante entender qué exige cada normativa y cómo afecta a la gestión diaria.
Esperar al último momento
Cambiar de software o adaptar procesos internos puede llevar tiempo. Esperar al final puede provocar errores, duplicidades o problemas en la facturación.
No revisar la contabilidad junto con la facturación
La facturación no funciona de forma aislada. Está conectada con la contabilidad, los impuestos y la gestión administrativa.
Usar sistemas poco seguros o poco trazables
Las hojas de cálculo, plantillas manuales o procesos informales pueden generar problemas si no se adaptan correctamente a las nuevas exigencias.
Checklist para preparar tu empresa
Antes de que llegue la fecha límite, puedes empezar con esta lista de revisión:
- Identificar el sistema actual de facturación.
- Confirmar si el proveedor del software se adaptará a VERI*FACTU.
- Revisar series y numeración de facturas.
- Comprobar cómo se conservan los registros.
- Ordenar facturas emitidas y recibidas.
- Revisar el procedimiento de envío de documentación a la asesoría.
- Valorar si conviene cambiar de programa de facturación.
- Coordinar facturación, contabilidad e impuestos.
- Preparar al equipo administrativo si lo hay.
- Consultar dudas antes de realizar cambios importantes.
Cómo puede ayudarte una asesoría
Una asesoría fiscal, contable y financiera puede ayudarte a preparar esta adaptación de forma ordenada.
En concreto, puede apoyarte en:
- Revisar cómo estás facturando actualmente.
- Detectar posibles riesgos o errores.
- Coordinar la información entre facturación y contabilidad.
- Revisar obligaciones fiscales relacionadas.
- Organizar documentación y vencimientos.
- Acompañarte en el cambio de sistema si fuera necesario.
- Resolver dudas sobre el impacto en tu actividad.
El objetivo no es solo cumplir con una obligación, sino aprovechar el cambio para mejorar el control administrativo y financiero de tu negocio.
Conclusión
VERI*FACTU y la factura electrónica forman parte de un cambio importante en la forma de gestionar la facturación de empresas, autónomos y profesionales.
Aunque los plazos se han ampliado, es recomendable empezar cuanto antes a revisar el sistema de facturación, la organización documental y la conexión entre facturas, contabilidad e impuestos.
Prepararse con tiempo permite trabajar con más tranquilidad, evitar errores y tomar mejores decisiones sobre el software y los procesos internos de la empresa.
En Asesoramiento Carben te ayudamos a revisar tu situación y a organizar la gestión fiscal, contable y financiera de tu negocio.
¿Tienes dudas sobre cómo adaptar tu facturación? Contacta con nosotros y revisaremos tu caso.